image banner
Quy chế tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh
Lượt xem: 1956

Ngày 11/11/2020, Chánh Văn phòng UBND tỉnh Trà Vinh ban hành Quyết định số 164/QĐ-VP ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh Trà Vinh.

Quy chế gồm 06 chương và 24 điều, Quy chế này áp dụng đối với công tác tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản (bao gồm văn bản giấy và văn bản điện tử) tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Trà Vinh.

Không áp dụng đối với việc gửi, nhận, xử lý văn bản giữa các đơn vị thuộc nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân và việc soạn thảo các đề án hoặc văn bản, tài liệu phục vụ công việc nội bộ của Văn phòng Ủy ban nhân dân.

Tổ tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ của Văn phòng UBND tỉnh

Việc tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại Văn phòng UBND tỉnh phải đảm bảo các nguyên tắc như:

- Tập trung đầu mối tiếp nhận văn bản (tại Phòng Hành chính – Quản trị), trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân giải quyết công việc và phát hành văn bản.

- Trách nhiệm của các cấp tham gia xử lý văn bản theo chức trách, nhiệm vụ và chịu trách nhiệm về ý kiến tham mưu, đề xuất.

- Lãnh đạo các cấp ký số các văn bản phát hành theo thẩm quyền được giao, trừ các văn bản có độ mật.

- Văn bản không có độ mật phải được xử lý trên Hệ thống quản lý tài liệu điện tử (gọi chung là Hệ thống).

- Bảo đảm yêu cầu bí mật đối với thông tin, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước. Văn bản có độ mật không xử lý trên Hệ thống.

Ngoài các nguyên tắc trên, Quy chế còn quy định rõ trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân trong việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản, cụ thể như:

1. Trách nhiệm của Phòng Hành chính – Quản trị

a) Tiếp nhận văn bản đến; trình lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân phân văn bản; chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị, cá nhân được lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân phân, giao xử lý.

b) Phát hành văn bản và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

c) Quản lý, sử dụng con dấu và thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan.

d) Lưu trữ văn bản, hồ sơ của Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân, Văn phòng Ủy ban nhân dân.

e) Hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trong nội bộ Văn phòng Ủy ban nhân dân.

g) Định kỳ báo cáo lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân kết quả thực hiện nhiệm vụ.

2. Trách nhiệm của các đơn vị thuộc Văn phòng Ủy ban nhân dân

a) Trưởng đơn vị có trách nhiệm:

- Tổ chức xử lý văn bản; đôn đốc, kiểm tra kết quả xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân về kết quả xử lý văn bản của đơn vị;

- Quyết định đối với đề xuất của chuyên viên về việc không phải xử lý văn bản do cơ quan, tổ chức gửi để biết và chịu trách nhiệm về quyết định  của mình;

- Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại đơn vị;

- Định kỳ hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, báo cáo kết quả tiếp nhận, xử lý và quản lý văn bản tại đơn vị; kịp thời đề xuất phương án giải quyết những khó khăn, vướng mắc.

b) Phó Trưởng đơn vị có trách nhiệm giúp Trưởng đơn vị xử lý văn bản và chịu trách nhiệm trước Trưởng đơn vị về kết quả xử lý văn bản thuộc lĩnh vực được phân công.

c) Chuyên viên có trách nhiệm:

- Xử lý và phối hợp xử lý văn bản theo phân công của lãnh đạo đơn vị; nghiên cứu, thẩm tra, lập phiếu trình xử lý công việc và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo về ý kiến tham mưu của mình; báo cáo kết quả xử lý văn bản với lãnh đạo đơn vị;

- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản; thống kê, báo cáo về tình hình xử lý văn bản tại cuộc họp giao ban hoặc theo chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân.

- Quản lý văn bản; lập, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan và giữ bí mật về vấn đề mình theo dõi, xử lý theo quy định;

- Cập nhật nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao cho cơ quan chuyên môn cấp tỉnh và Ủy ban nhân dân cấp huyện vào Phần mềm theo dõi chỉ đạo, điều hành (trừ văn bản mật); tổng hợp các nhiệm vụ do Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Ủy ban nhân dân giao tại các văn bản để phục vụ công tác theo dõi, đôn đốc, kiểm tra;

- Thực hiện sự chỉ đạo của lãnh đạo Ủy ban nhân dân, lãnh đạo Văn phòng Ủy ban nhân dân, lãnh đạo đơn vị.

3. Thư ký lãnh đạo Ủy ban nhân dân (nếu có) có trách nhiệm:

- Giao, nhận và lập Sổ theo dõi văn bản, hồ sơ trình;

- Kiểm tra hồ sơ, phiếu trình và nội dung dự thảo văn bản; trình lãnh đạo Ủy ban nhân dân.

Chánh Văn phòng UBND tỉnh giao Trưởng phòng Hành chính -  Quản trị có trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện Quy chế; kịp thời báo cáo những bất cập để sửa đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp.

Đồng thời, Giao Trung tâm Tin học – Công báo xây dựng, hoàn thiện và quản lý, vận hành Hệ thống văn bản điện tử để thực hiện Quy chế./.

Xem chi tiết tại đây: 164q%C3%B0-vp.pdf


 

                                                                                               Thanh Trúc        

Tin khác
1 2 3 4 5  ... 


Thống kê truy cập
  • Đang online: 14
  • Hôm nay: 1364
  • Trong tuần: 15 460
  • Tất cả: 1865910